Was ist Power Automate?
Power Automate ist der Cloud-Dienst von Microsoft zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Mit ihm lassen sich wiederkehrende Aufgaben über sogenannte Flows automatisieren, die Systeme verbinden, auf Ereignisse reagieren und Daten verarbeiten – meist ohne klassische Programmierung.
Auch bekannt als: MS Flow · Microsoft Flow · Workflow-Automatisierung · Power Platform
Einordnung: Wofür wird Power Automate genutzt?
Power Automate ist Teil der Microsoft Power Platform und verbindet über hunderte vorgefertigte Konnektoren Dienste wie Outlook, SharePoint, Teams, Dynamics, Business Central oder Drittsysteme. Flows werden durch Auslöser gestartet – etwa eine eingehende E-Mail, eine neue Datei oder einen Zeitplan – und führen dann eine Abfolge von Aktionen aus.
Typisch sind drei Arten von Flows: automatisierte Flows (durch Ereignisse ausgelöst), Instant Flows (manuell gestartet) und geplante Flows (zeitgesteuert). Ergänzt um den AI Builder kann Power Automate auch Inhalte aus Dokumenten auslesen und so Medienbrüche schließen.
Beispiel aus der Praxis
Bei einem Logistikunternehmen treffen Aufträge als PDF per E-Mail ein. Ein Power-Automate-Flow erkennt den Eingang, übergibt das PDF an den AI Builder zur Extraktion der relevanten Felder und überträgt die Daten in das Zielsystem. Eine zusätzliche Kontrolllogik prüft, ob jeder Auftrag vollständig verarbeitet wurde, und meldet Ausnahmen zur manuellen Prüfung.
Abgrenzung & Bezug zu smiit
Power Automate ist das konkrete Werkzeug, mit dem die übergeordnete Prozessautomatisierung umgesetzt wird; es ist enger gefasst als klassische RPA und stark in das Microsoft-Ökosystem integriert. Häufig wird es mit dem AI Builder kombiniert und greift auf konsolidierte Stammdaten zurück. Für die G&B Logistics GmbH hat smiit die Auftragserfassung mit Power Automate und AI Builder automatisiert und spart dadurch rund 140 Arbeitsstunden pro Monat.
Häufige Fehler & Missverständnisse
- Power Automate wird oft mit klassischer RPA gleichgesetzt; sein Kern sind jedoch Cloud-Flows über Connectoren und APIs, während die Desktop-Automatisierung nur ein Teilbereich ist.
- Viele glauben, es brauche keinerlei Programmierkenntnisse — für robuste Flows sind aber Verständnis von Logik, Fehlerbehandlung und Datenstrukturen entscheidend.
- Es wird unterschätzt, dass Lizenzierung und Premium-Connectoren Kosten verursachen; nicht jeder Connector ist in der Basislizenz enthalten.
Häufige Fragen
Brauche ich Programmierkenntnisse für Power Automate?
Für viele Flows nicht. Power Automate ist ein Low-Code-Dienst, der mit vorgefertigten Konnektoren und einer visuellen Oberfläche arbeitet. Für komplexere Szenarien sind tiefere Kenntnisse jedoch hilfreich.
Kann Power Automate auch mit Nicht-Microsoft-Systemen arbeiten?
Ja. Über zahlreiche Konnektoren und generische Schnittstellen wie HTTP lassen sich auch Drittsysteme anbinden, sodass Daten zwischen unterschiedlichen Anwendungen ausgetauscht werden können.
Was ist der Unterschied zwischen Power Automate und klassischer RPA?
Klassische RPA steuert oft die Benutzeroberfläche bestehender Programme nach, während Power Automate primär über Konnektoren und Schnittstellen (APIs) arbeitet und tief in das Microsoft-Ökosystem integriert ist. Power Automate bietet zwar auch UI-basierte Automatisierung (Desktop-Flows), ist aber breiter als reines Oberflächen-Nachklicken angelegt.
Was passiert, wenn ein Flow fehlschlägt?
Power Automate protokolliert jeden Lauf, sodass sich Fehler nachvollziehen lassen. Flows können mit Wiederholungen, Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen ausgestattet werden, sodass Ausnahmen kontrolliert behandelt und bei Bedarf zur manuellen Prüfung weitergeleitet werden.
Eignet sich Power Automate für den Mittelstand?
Ja. Gerade wenn bereits Microsoft 365 im Einsatz ist, lassen sich wiederkehrende Aufgaben ohne große Zusatzinvestition automatisieren. Der Low-Code-Ansatz erlaubt einen schrittweisen Einstieg, bei dem zunächst einzelne, klar abgegrenzte Abläufe automatisiert werden.
Verwandte Begriffe
Quellen & weiterführende Links
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