Digitale Strategie & Prozessautomatisierung für ein Logistikunternehmen

Wie in vielen mittelständischen Unternehmen war die IT-Landschaft bei G&B Logistics historisch gewachsen: ein lokales Dispositionssystem, Microsoft Business Central, HubSpot, E-Mail-basierte Auftragseingänge und manuell gepflegte Daten existierten parallel. Jedes System erfüllte seinen Zweck — aber die Prozesse dazwischen waren oft manuell, zeitintensiv und schwer skalierbar.

Besonders kritisch war die Auftragsverarbeitung: Aufträge kamen per E-Mail als PDF und mussten manuell ausgelesen und ins Dispositionssystem übertragen werden. Jede manuelle Übertragung kostet Zeit, erzeugt Fehlerpotenzial und bindet Mitarbeitende an repetitive Tätigkeiten — und es war kaum nachvollziehbar, ob jeder eingegangene Auftrag vollständig verarbeitet wurde.

Auch auf Datenebene fehlte eine einheitliche Basis: Business Central enthielt ERP- und Buchhaltungsdaten, HubSpot die CRM-nahen Prozesse, das Dispositionssystem lief lokal, weitere Informationen lagen in Dateien. Für Auswertungen, Automatisierung und Stammdatenharmonisierung gab es keine zentrale Quelle. Die Aufgabe war daher nicht, einzelne Schritte zu automatisieren, sondern eine digitale Strategie zu entwickeln, die vorhandene Systeme sinnvoll verbindet, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.

smiit unterstützte G&B Logistics beim Aufbau einer digitalen Zielarchitektur für Prozesse, Daten und Systeme — bewusst ohne alles neu zu bauen. Stattdessen wurden bestehende Systeme integriert, Prozesse analysiert und gezielt automatisiert. Bei gewachsenen Mittelstands-IT-Landschaften wäre ein vollständiger Systemwechsel teuer, risikoreich und operativ kaum sinnvoll.

Der Fokus lag deshalb darauf, vorhandene Systeme besser zu verbinden — Business Central, HubSpot, das lokale Dispositionssystem, E-Mail-Prozesse und eine neue cloudbasierte Datenplattform. So entstand keine theoretische Digitalstrategie, sondern eine umsetzbare Roadmap mit konkreten Verbesserungen im Tagesgeschäft, während besonders fehleranfällige Prozesse Schritt für Schritt automatisiert wurden.

Ein zentraler Baustein war die automatische Verarbeitung eingehender Aufträge. Sie kommen weiterhin per E-Mail als PDF — ein für Kunden und Partner etabliertes Format, das nicht kurzfristig ersetzt werden sollte. Statt den Eingangskanal zu ändern, automatisierte smiit den Prozess dahinter: Mit Microsoft Power Automate und dem AI Builder werden eingehende PDF-Aufträge automatisch erkannt, ausgelesen und ins Dispositionssystem übertragen.

Die Entscheidung war bewusst pragmatisch — externe Auftraggeber mussten nicht auf ein neues Portal oder Format umstellen, der interne manuelle Aufwand sank deutlich. Ergänzend prüft eine Kontrolllogik, ob eingegangene Aufträge tatsächlich verarbeitet wurden: Automatisierung ist im operativen Umfeld nur dann sinnvoll, wenn Ausnahmen und Fehlerfälle sichtbar bleiben.

Allein diese Automatisierung spart rund 140 Arbeitsstunden pro Monat. Noch wichtiger ist der qualitative Effekt: Mitarbeitende werden von repetitiver Erfassung entlastet und können sich stärker auf Disposition, operative Abstimmung und Kundenkommunikation konzentrieren.

G&B Logistics pflegt Informationen zu Kunden, Lieferanten, Debitoren und Kreditoren in mehreren Systemen. Ohne zentrale Logik entstehen dabei schnell Dubletten, abweichende Schreibweisen oder widersprüchliche Datensätze. smiit plante und implementierte deshalb eine Struktur, mit der sich Stammdaten stärker zentralisieren und harmonisieren lassen — mit Fokus auf Kreditoren- und Debitorendaten, die für Buchhaltung, Auftragsverarbeitung und Reporting besonders relevant sind.

Technisch erfolgt das über eine cloudbasierte Datenstruktur, in der Informationen aus verschiedenen Systemen zusammengeführt und für weitere Prozesse nutzbar gemacht werden — sei es zur Harmonisierung oder für nachgelagerte Prüf- und Reportingprozesse. So werden Stammdaten nicht mehr isoliert betrachtet, sondern systemübergreifend geprüft, angereichert und genutzt: bessere Datenqualität, weniger manuelle Abstimmung und eine Grundlage für weitere Automatisierung.

Neben Automatisierung und Stammdaten entstand eine cloudbasierte Analyseplattform, die Daten aus Business Central, HubSpot, dem Dispositionssystem und weiteren Quellen zentral verfügbar macht. Auf dieser Basis entwickelte smiit Power BI Berichte, die operative und kaufmännische Daten transparenter machen.

Ein konkreter Anwendungsfall ist die automatisierte Erstellung der BWA: Statt die betriebswirtschaftliche Auswertung manuell aus Buchhaltungsdaten aufzubereiten, werden die relevanten Daten angebunden und in Power BI automatisiert ausgewertet. So entsteht eine wiederholbare, nachvollziehbare und schneller verfügbare Auswertung — Finanz- und Unternehmenskennzahlen lassen sich analysieren, ohne sie jedes Mal manuell aufzubereiten.

smiit unterstützt G&B Logistics auch bei Infrastrukturfragen — besonders beim lokalen Dispositionssystem, das auf einem Server läuft. Solche Systeme sind oft geschäftskritisch, lassen sich aber nicht immer kurzfristig in die Cloud verlagern. Deshalb wurde ein hybrider Ansatz verfolgt: Lokale Systeme bleiben dort, wo sie operativ nötig sind, werden aber besser in die Gesamtarchitektur eingebunden, während Cloud-Komponenten Datenverfügbarkeit, Auswertungen und Automatisierung verbessern.

Wenn lokale Systeme, Cloud-Dienste, Automatisierungen und Schnittstellen zusammenspielen, müssen Zugriffe, Datenflüsse und Verantwortlichkeiten sauber strukturiert sein. Entsprechend spielt IT-Sicherheit eine zentrale Rolle: Die IT-Landschaft wird nicht nur funktionaler, sondern auch kontrollierbarer und zukunftsfähiger.

Der zentrale Zielkonflikt lag zwischen technischer Modernisierung und operativer Stabilität. Eine komplett neue Systemlandschaft wäre theoretisch möglich, praktisch aber mit hohen Kosten, langen Laufzeiten und erheblichen Betriebsrisiken verbunden. smiit entschied sich daher für einen pragmatischen Weg: bestehende Systeme weiter nutzen, aber die Übergänge zwischen ihnen verbessern — Power Automate und AI Builder für wiederkehrende Schritte, die Cloud-Datenplattform zur Zentralisierung, Power BI zur Auswertung, Schnittstellen zur Verbindung. So entstand kein abstraktes IT-Zielbild, sondern eine Schritt-für-Schritt-Modernisierung mit messbarem Nutzen.

Die auffälligste Zahl dieses Projekts — rund 140 eingesparte Arbeitsstunden pro Monat — wäre als alleiniger Maßstab der falsche Fokus gewesen. Hätten wir nur auf Zeitersparnis optimiert, wäre eine Automatisierung, die Aufträge schnell, aber gelegentlich falsch oder gar nicht ausliest, gefährlicher als der manuelle Prozess: Sie skaliert Fehler unsichtbar. In der Disposition ist ein übersehener Auftrag keine Fußnote in der Datenqualität, sondern eine nicht ausgeführte Lieferung.

Der eigentliche Werthebel war deshalb nicht die Erkennung selbst, sondern die Kontroll- und Vollständigkeitslogik dahinter: die Prüfung, ob jeder eingegangene Auftrag tatsächlich verarbeitet wurde, und das sichtbare Ausspielen von Ausnahmen und unsicheren Extraktionen zur manuellen Nachbearbeitung. Erst das macht Automatisierung im operativen Betrieb vertrauenswürdig — die Zeitersparnis ist dann das Ergebnis, nicht das Ziel.

G&B Logistics konnte zentrale Prozesse automatisieren, Daten systemübergreifend verfügbar machen und die Grundlage für weitere Digitalisierung schaffen. Die automatische Auftragserfassung spart rund 140 Arbeitsstunden pro Monat und reduziert manuelle Übertragungen; das Stammdatenmanagement wurde strategisch neu aufgestellt und cloudbasiert umgesetzt; Daten aus Business Central, HubSpot, dem Dispositionssystem und weiteren Quellen lassen sich zentral analysieren und für Automatisierungen nutzen.

Mit Power BI entstand eine bessere Grundlage für operative und kaufmännische Auswertungen, inklusive automatisierter BWA — während die bestehende, teils geschäftskritische lokale Infrastruktur weiter unterstützt wird. Der größte Nutzen liegt in der Kombination: nicht einzelne Automatisierungen, sondern eine digitale Strategie, die Prozesse, Daten, Cloud-Infrastruktur und IT-Sicherheit miteinander verbindet.